Things Mac

Things MacでToDo管理

• 第1回（09/08/20）
• 第2回（09/09/10）
• 第3回（09/09/16）
• 第4回（09/09/25）
• 第5回（09/10/02）
• 第6回（09/10/09）
• 第7回（09/10/23）

どんどん大きく、より複雑になっていくビジネスの中で自己管理は非常に重要とされています。理解が難しかったり、あやふやな管理方法、使いにくいツール、忙しさの中で自分の納得のできる自己管理方法がなかなか見つけられない人が多いのではないでしょうか。

この連載は日頃から、もっとスマートに、もっとストレスなく毎日の仕事をこなしたいと考えている人に向けた物です。初めて自己管理にチャレンジしてみようと言う人にも、これまで何回かの挫折をした人にも是非、参考にしていただきたいと思います。

ToDo管理とは

ToDoは日本語で言うと「やるべき事」などと訳されます。 これをリスト化して優先順位などを付けて管理するのがToDo管理です。タスク管理などと呼ばれる事もあります。基本的に子供の頃に学校へ忘れ物をしないように、手の甲にペンで持っていく物を書いておいたのと同じです。
大人になってからは買い物リストを作ったり、ExcelやOutlookでTaskリストを作成して管理を試みたりしたことがあると思います。

スケジューリングとは違う

良く混同される事がありますが、ToDo管理とスケジュール管理は違います。スケジュール管理は時間軸を基本に「やるべき事」を割り振っていきますが、ToDo管理では「やるべき事」を基本にし、その「やるべき事」にやり始める時と期限があると考えます。

このふたつを混同していると、スケジュール管理は破綻しやすくなります。ただ予定されている会議の時間や、お客様の訪問時間を記録するだけなら誰でも出来るでしょう。しかし、実際には会議を行うには、その為の資料作り、出席者の招集、会議室の手配、お客様訪問までの移動時間など「やるべき事」の積み重ねです。アポイントだけでなく、人、作業、その他のモノなど複雑に絡み合うタスクを処理していく必要があります。ToDoとスケジュールを分けて考えていないと、時間が経過するにつれ元の計画や優先順位が破綻しやすく、これが、スケジュール管理を始めてみたものの挫折してしまう原因です。

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ToDo管理方法

ToDo管理はスケジュール管理とは違い、「やるべき事」をリストしているシンプルなモノです。しかし、シンプルゆえにToDo管理にはツールと管理方法が色々とあります。ツールであれば付箋を使う人、メモ書きする人、携帯電話を使ったり、パソコンで管理する人も居るでしょう。管理方法は簡単に優先順位だけ付ける人も、毎朝1番にリストを眺めて整理したり人も居るでしょう。そんなToDo管理もツールと管理方法が正しく確立されていないと、先延ばしばかりになってしまったり、たくさん残っているリストを見て余計にすっきりせずにストレスを感じたり、管理が面倒になってしまったりToDo管理を挫折させてしまう原因になります。

お薦めのGTDと言う管理方法

ToDo管理を成功させるコツは自分にあった確立された管理方法です。そして、その管理方法にあったツールも必要です。管理方法としては個人の生産効率の向上を求めるライフハック（Lifehack）の分野で大きな注目を集めている手法でGTD（Getting Things Done）があります。GTDとは、デビッド・アレン（David Allen）氏によって提唱されたToDo管理方法です。気になることや、やるべき仕事など、忘れたくないことの全てを一旦頭の中から外に出すことによって、思考をクリアにし、目の前の仕事に集中することで効率を高める整理術です。今までの管理方法では、ずっと先のToDoが見える事で思ったよりも多くのリストにプレッシャーを感じてしまったり、突発的なToDo発生にうまく対処できなかったり、多くのToDoを抱え込んでしまって整理できないと感じている人には非常に有効です。

そして、そのGTDの管理方法に触発されて、Mac上で日常的に使用でき、使い易いツールとして開発されたのがThings Macです。 ToDo管理に挑戦してみようとする初心者ユーザーにも親しみやすく分かりやすいGUIでシンプルにデザインされているので、容易にToDo管理が始められます。また、これまで色々なToDo管理を試してきたユーザーにもGTDをより強力にサポートするタグやフィルターなどパワフルな機能を備えています。 また、これからGTDを始めようとしている人にとってもGTD的な考え方や流れをつかむのにぴったりなツールです。

次回からはThings MacとGTDを更に詳しく見ていきましょう。