Things Mac

Things MacでToDo管理

• 第1回（09/08/20）
• 第2回（09/09/10）
• 第3回（09/09/16）
• 第4回（09/09/25）
• 第5回（09/10/02）
• 第6回（09/10/09）
• 第7回（09/10/23）

前回はToDo管理には確立された管理方法とツールが重要であると説明しました。そして、その優れた管理方法であるGTDと便利なツールであるThings Macをそれぞれ挙げました。今回はそのうちのGTDについてご説明します。

GTDとは

前回にも少し説明しましたが、GTDとはデビッド・アレン（David Allen）氏によって提唱されたToDo管理方法です。気になることや、やるべき仕事など、忘れたくないことの全てを一旦頭の中から外に出すことによって、思考をクリアにし、目の前の仕事に集中することで効率を高める整理術です。この基本ポリシーに従ってToDoを整理し、実行していきます。このGTDを実行していくコツは「忘れる」事と「集中」する事です。みなさん仕事をしていると、次々に情報が入ってきて違う作業を始めてしまった経験があると思います。GTDは情報整理法です。それは、散らかったデスクの整理と同じです。
GTDを行うには5つのステップを踏みます。まさに、この5つのステップはデスクの上（頭の中）に散らかった資料やモノ（情報）を整理し、効率良く作業できるようにしておく方法です。

ステップ1−収集

まずは頭の中にある色々な情報を書き出す事から始めます。もう後に迫った仕事のスケジュールやいつも通勤で気になる看板の事、調べようと思っていたキーワードなど全部を書き出します。それはデスクの引き出しの奥、平積みした資料の一番下、足元に重ねた段ボール箱の中から、全部のモノをいったん出して集めてみるのと同じです。

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ステップ2−処理

モノが集まったら、今度はこれを分類していきます。このステップでは情報を粗く整理していきます。デスク周りのモノをいったん出したら、今度は引き出しの上、真ん中、下など、目的によって粗く、仕舞っていくのです。Things Macでは「今日やる」、「次にやる」、「予定に従ってやる」、「いつかやる」と言うリスト（引き出し）が用意されToDoを粗く整理できます。

ステップ3−整理

さて、デスクの引き出しに粗く分類しただけなので、引き出しの中はぐちゃぐちゃです。これを使いやすいように仕切ったり、良く使うモノは前の方に置いたりするのが整理です。Things MacではToDoにタグを付ける事ができたり順番を入れ替えたり、プロジェクトとしてグループ化する事ができます。

ステップ4−レビュー

さて、デスクが片付きました。頭の中もスッキリしているはずです。しかし、このままにしておくと、またどんどん散らかってしまうのは人間の悲しい性です。そこでGTDでは、レビューするステップがあります。デスクであれば、それぞれの引き出しを、適切なタイミングで開けてみて、散らかっているようなら整理するようにするのです。Things MacではToDoにレビューする日を決めておき、ハイライトさせたり、「今日やる」リストへ自動的に移動させたりしてレビューできます。

ステップ5−実行

最後にはもちろん、ToDoを実行して完了させなければいけません。デスクへ必要なモノを出して仕事をするのです。そして、その時には他の事は考えずに忘れてしまって、目の前の事に集中します。他の事は引き出しに整理され、レビューする事で必然的に次に実行されます。心配しないで忘れてしまいましょう。重要な事はThings Macに蓄えられて、やるべき事はThings Macが教えてくれます。

次回はいよいよThings Macを起動してみましょう。