Things Mac

Mac活用コラム

Things MacでToDo管理

Things Mac

前回までで書き出したToDoを処理しておきました。Things Macでは、そのシンプルさで、簡単にToDoを処理できました。ここまでは紙や手帳、簡単なToDo管理ユーティリティでも行えるかもしれません。しかし、ここから先のToDoを整理していくところからパワフルなThings Macの真価が発揮されてきます。

ToDoを整理する
現在はToDoを粗くフォーカスの各リストへ振り分けただけの状態ですから、リストの中は乱雑な状態です。それを種類分けしたり、重要度を付けたりしておく事で整理できます。実際にToDoに従って行動を起こす時には整理されたToDoは非常に見やすく、便利です。
タグ
Things MacではToDoを整理するのにタグ機能が使えます。あらかじめいくつかのよく使われるタグが用意されています。
もちろんタグは自由に追加、変更ができます。また、ToDoの入力時に新しいタグをつければ自動的に登録され、タグウインドウに表示されます。そして、タグに対応するように右側に登録されたショートカットキーが表示されています。このタグウインドウでは、タグとショートカットキーの両方がそれぞれをダブルクリックする事で編集可能です。
ショートカットキーを使えば、ToDoにタグを追加する事が簡単にできます。どのリスト中でも、ToDoを選択してタグに対応するショートカットキーを押すと、すぐにタグがToDoへ追加されます。
更にタグは階層化する事もできますので、場面に合わせてタグを選択しやすくなります。
たとえば、あらかじめ用意されているタグウインドウ内の!!タグは優先順位を示しています。更に!!は高・中・低に階層化され分けられています。

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フィルター
各ToDoへタグを付けたら、そのタグでToDoをフィルターし、どんなにたくさんのToDoがリスト中にあっても、目的のToDoを見つけられないような事はありません。
ToDoをフィルターするのは簡単です。どれかのリストをクリックしてToDoを見るだけです。タグが付いているToDoが、そのリスト中にあればThings Macが自動的に画面上へフィルターバーを表示します。そして、そのフィルターバーは付いているタグ名全てを表示します。階層化されているタグも階層化して表示します。
フィルターバーで好きなタグ名をクリックすれば該当するToDoだけを表示させる事ができます。
更に整理
ToDoのリストを整理していると、実行しようとしている順番に並べ替えたい時もあると思います。並べ替えもThingsでは簡単です。ToDoをドラッグしてドロップするだけです。ToDoの順番を上げたいなら上へ下げたいなら下へ、簡単です。フィルター中でも入れ替えられます。
アイデアの解体
GTDの概念の中にはプロジェクトと言う物があります。プロジェクトと言うと何か大きな仕事を何人ものメンバーで綿密な計画を基に実行するようなおおげさなイメージがありますが、GTDでのプロジェクトはもっとシンプルで「複数のToDoをひとつにまとめた物」になります。
例えば、あなたが「家族の誕生日パーティを開く」と言うアイデアを思いついた時にThings Macへ「誕生日パーティ開催」とだけToDoを作ったとします。しかし、誕生日パーティ開催をする為にはいくつかの、やるべき事が含まれているのに気がつくと思います。
誕生日パーティを開催するには、開催日を決める必要がありますし、出席者も選ばなければいけません。そして、招待状を出し、パーティで出すメニューも決めて、材料の購入や、もちろんプレゼントの用意もわすれてはなりません。このように、ひとつアイデアから複数のToDoへと解体できる場合にはプロジェクトにします。ひとつのプロジェクトで複数のToDoをまとめておくのです。Things Macではプロジェクトも簡単に管理できます。フォーカスからプロジェクトを選んでプロジェクトを作成します。作成したプロジェクトは、「実行中プロジェクト」として登録されます。ここに、解体により発生するToDoをプロジェクト中へどんどん追加していけば良い訳です。
さらにThings Macならではの機能としてプロジェクト内に含まれるToDoの完了状態によってプロジェクト全体の進捗状況がグラフとして表示されるので見た目にも楽しめます。

ここまでで、ToDoが整理されました。しかし、放っておくとまたメチャメチャになってしまいます。これをきちんと整理しておくには、「レビューする」のが重要です。次回をToDoをレビューしていきます。